Pertemuan bisnis sejak lama telah menjadi elemen penting dalam dunia bisnis, tempat kesepakatan dibuat, ide disusun, dan strategi direncanakan. Meskipun kemunculan awal lingkungan kerja hybrid yang disebabkan oleh pandemi COVID-19 telah merevolusi cara pelaksanaan rapat, hal ini juga telah mengubah sifat dan dampak rapat. Pada kenyataannya, rapat mengalami banyak evolusi karena cara-cara tradisional dalam melaksanakannya digantikan dengan keseimbangan antara bekerja jarak jauh dan menghadiri kantor.
Meskipun tempat kerja hybrid memiliki tantangan dan peluang tersendiri dalam hal komunikasi dan kerja sama, fokus pada keduanya sangatlah penting. Meskipun mempersempit jarak dengan menggunakan pertemuan virtual menjadi suatu keharusan selama pandemi, kami mengalami kurangnya etika, daftar topik utama, atau bahkan berbicara dengan seseorang secara langsung. Oleh karena itu, banyak bisnis perlu menemukan keseimbangan, yang memerlukan pendekatan yang bertujuan untuk melibatkan semua peserta acara, di mana pun mereka berada secara geografis.
Bangkitnya Pekerjaan Hibrida
Munculnya pekerjaan hybrid disebabkan oleh berbagai faktor. Pandemi ini menunjukkan bahwa opsi kerja jarak jauh dapat dilakukan, dan hal ini berdampak pada pemikiran organisasi untuk mengganti model kerja jarak jauh yang berpusat pada kantor. Pertama, perusahaan menghargai kemampuan untuk menghemat biaya ruang kantor dan perluasan tenaga kerja yang dihasilkan oleh sistem kerja hybrid.
Bergerak maju dalam lingkungan baru ini, bisnis merasakan kebutuhan untuk bertemu dengan tim mereka. Organisasi bertujuan untuk menemukan solusi baru yang mengarah pada kolaborasi penuh, partisipasi aktif, dan pengelompokan tim terdistribusi yang ramah. Inilah saat yang tepat ketika ruang pertemuan yang disewakan mulai terlihat.
Bagaimana Tim Hibrid Bertemu?
Saat ini, tempat kerja hybrid memerlukan rapat yang dapat dilakukan dalam berbagai cara, beberapa diantaranya lebih baik dari yang lainnya, namun tetap menghadirkan peringatan dan keuntungan tersendiri. Mari kita jelajahi beberapa pendekatan yang paling umum:
- Pertemuan Virtual
Layanan konferensi video seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Google Meet yang merupakan platform kerja jarak jauh telah menjadi alat kebutuhan dasar untuk kolaborasi yang efektif.
Manfaat utama pertemuan virtual adalah kenyamanan, efektivitas biaya, pengurangan waktu perjalanan, dan dampak karbon yang lebih rendah. Namun, ada juga tantangan seperti masalah teknis, gangguan, tidak adanya komunikasi langsung, dan paparan gangguan. Semua ini mungkin cenderung mengarah pada pelepasan diri.
- Pertemuan Tatap Muka
Pertemuan tatap muka diperlukan untuk membina hubungan pribadi dalam proses pembangunan tim.
Keuntungannya mencakup peningkatan komunikasi, umpan balik instan, dan perhatian lebih dalam melalui penggunaan teknologi realitas virtual. Namun, ada juga hambatan seperti tantangan transportasi, biaya perjalanan.
- Pertemuan Hibrid
Baik itu pertemuan virtual atau tatap muka, hal ini memberikan jawaban yang lebih baik bagi semua orang yang perlu berpartisipasi dalam diskusi tersebut.
Rapat hibrid memungkinkan Anda menyediakan ruang yang menyatukan berbagai gaya kerja, menghindari perjalanan ke tempat kerja, dan memenuhi kebutuhan kerja jarak jauh.
Kendala teknologi dan perbedaan longitudinal mungkin saja terjadi.
Untuk mengatasi kesulitan pertemuan hybrid, organisasi harus memanfaatkan area pertemuan khusus serta teknologi terkini. Tempat konferensi kini dilengkapi dengan peralatan AV terbaik, panel sentuh digital yang dapat ditulisi, dan integrasi yang lancar dengan alat kolaborasi virtual.
Rapat hibrid berkualitas tinggi biasanya memerlukan pengorganisasian yang baik dan pengelolaan semua bagian dengan baik. Praktik terbaik meliputi:
- Menerapkan jalur komunikasi yang baik
- Menggabungkan teknologi yang dapat diterapkan seperti berbagi layar, papan tulis virtual, dan ruang kerja kelompok untuk meningkatkan keterlibatan
- Memastikan partisipasi aktif dan pertukaran ide interaktif dari setiap peserta, dekat atau jauh, terutama saat rapat jarak jauh.
- Keadilan dan kesetaraan dalam memberikan kesempatan kepada peserta jarak jauh dan lapangan untuk memberikan masukan dan menyuarakan pendapat mereka
Selain itu, perusahaan juga mencoba solusi kreatif seperti VR dan AR yang akan digunakan untuk lebih meningkatkan pengalaman rapat pada rapat hybrid. Ada kekuatan teknologi besar yang mampu menciptakan lingkungan tiruan virtual yang terlihat mirip dengan pengalaman tatap muka.
Kesimpulan
Rapat jelas mengalami perubahan terbesar dalam perubahan tempat kerja hybrid. Tim distribusi tidak hanya memerlukan satu tapi berbagai modalitas pertemuan, seperti virtual, tatap muka, atau hybrid. Dengan investasi teknologi yang tepat, penciptaan budaya hybrid yang baik, dan pengembangan praktik terbaik, dunia usaha akan mampu memanfaatkan potensi pertemuan hybrid secara maksimal.